Cuando se trata de establecer el trabajo a distancia en principio se tiene en mente la “extensión” de la compañía a la casa, es decir una hora de entrada y salida, horario de comida y un determinado número de horas entregado de lleno, con la falsa creencia de en la oficina se trabaja de “tiempo completo”, en cambio parte del “miedo” que los empresarios tienen para establecer trabajadores homeoffice, se basa en la posibilidad de que se convierta en una perdida de tiempo total, por lo que su principal preocupación es el cumplimiento de un horario de trabajo concentrado, como sinónimo de cumplimiento del trabajo.
El verdadero tiempo laboral productivo
La verdad es que hay un sinnúmero de situaciones que, en suma a lo largo de la jornada, es una cantidad de tiempo “perdido” o “de distracción”, según se vea. A grandes rasgos los principales son:
- Llegar sobre los minutos de tolerancia
- Registrarse
- Ir al baño
- Tomarse un café
- Ir a los vestidores a cambiarse
- Guardar sus cosas
- Organizar el escritorio, el espacio o la maquinaria
- Pequeñas ausencia parciales a lo largo del día para ir a la tienda, por una bebida, bocadillo o realizar algún trámite interno
- Atender el teléfono personal
- Plática con los compañeros
- Etcétera
Todo esto es parte normal, y por supuesto permitido, del trabajo, es una radiografía del diario acontecer en cualquier empresa, lo que lleva a concluir que en realidad el tiempo de trabajo en las empresas no es 100% efectivo, se ha calculado que solo alrededor del 77% es el tiempo activo real; de una jornada de 8 hr, se considera que 6 h y 34 min es tiempo de verdad productivo. El 23 % restante son pausas necesarias. La razón de esto es que el trabajo concentrado continuo provoca fatiga física, mental y emocional, de modo que el descanso es la forma para que el empleado, se relaje, recupere fuerza y energía y pueda seguir adelante con buen rendimiento.
De la oficina al homeoffice
Cuando se plantea la posibilidad de tener colaboradores que trabajen desde su casa (o espacio decidido por ellos), lo primero que se plantea es el horario, como una coraza de fuerza obligatoria a cumplir, como un mal entendido sinónimo de cumplimiento, sin saber que se le desconoce su derecho a los descansos, enmascarados en los momento de “distracción”, necesarios para su rendimiento y salud.
Los descansos durante la rutina de trabajo, aun en homeoffice, son necesarios, ya que con mayor razón al laborar en situación de aislamiento (sin compañeros de trabajo), el cerebro se sobrecarga de información en menos tiempo, lo que se convierte en el factor de fatiga más importante en esta modalidad, por lo que se recomienda que se deben hacer varias pausas cortas que permitan alejarse del espacio de trabajo, alrededor de 10 min por 1 hora de trabajo, con la seguridad de que esto garantizará el alto rendimiento laboral.
Mayor productividad en menor tiempo
Una de las razones fundamentales es que el cerebro es más productivo debido a la calidad de la concentración, el cuerpo tiene un mayor rendimiento físico por el menor desgaste en los traslados y movilidad, lo que también impacta al estado emocional, que se suma a la ausencia de roces o situaciones adversas que se dan en la comunidad laboral -que deviene en estrés-, lo que facilita un alto rendimiento, efectivo en cada minuto, por lo que el trabajo a distancia en México ha incrementado hasta el 28% de la productividad de la empresas.
El empleado a distancia, conocen muy bien su rendimiento diario y trata de apegarse a este, no toma como base el tiempo invertido sino los resultados que obtiene, y se pude tener la garantía de que al final de la jornada o de los momentos de entrega, el tarea estará terminada, sin que haya importado cómo se administró el tiempo durante el día, por ello la flexibilidad del horario es un beneficio, que el colaborador tiene pero que el empresario aprovecha. Desde un punto de vista costo-beneficio, es sin duda una buena opción para obtener lo mejor de cada trabajador remoto.
Estrategias para un teletrabajo que de buenos resultados
Para que una relación empresa-homeoffice sea una mancuerna efectiva y así quitarse el miedo de tener empleados de teletrabajo, se debe atender a ciertos lineamientos básicos, con el paso del tiempo cada relación laboral sugerirá sus particularidades. Para comenzar es necesario:
- Establecer reglas y expectativas: quedar claros en el reglamento que se aplicará, conforme al uso del equipo, de la información, la forma y tiempos de entrega etc., y plantear puntualmente el tipo de trabajo que se le asigna y los resultados que se esperan. Plantear manera de medir el desempeño.
- Flexibilizar el horario de trabajo: más que un horario el empleado necesita conocer los resultados a alcanzar y los momentos de entrega. Hay que evitar tratar de contrarrestar la flexibilidad con una imposición de infinidad de reglas que terminan por ser limitantes al extremo.
- Trabaja por objetivos: establecer el avance de su trabajo por día, semana o mes.
- Trabajo por proyecto: indicar el trabajo a realizar así como el comienzo y el término para la entrega.
- Comunicación constante: mantener una comunicación cercana permite a ambas partes forma un vínculo de confianza.
Control del homeoffice
Más de las mitad de los empresarios mexicanos creen que es posible gestionar el trabajo remoto, actualmente es posible con la ayuda de programas de gestión de productividad remota, aunque la mayoría piensa que es un programa de control de personal, la diferencia básica es que un sistema específico para ello no es invasivo con la vida del colaborador, permite su movilidad, registra el tiempo activo en la computadora, es decir, permite la flexibilidad, centra la atención en la actividad y no en el cumplimiento de la jornada. Claro no todos los programas ofrecen esto, hay que asegurar que el que se elija cumpla con lo necesario para, de verdad, tener un adecuado manejo del trabajo a distancia.
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