Mucho se habla sobre la gestión de tiempo, se dice que se debe implementar en el trabajo y que los empleados deben saber cómo sacar el máximo provecho de las horas de oficina. Sin embargo, en varias ocasiones es necesario tener alguien que dirija o que ponga un orden. En este sentido, el gerente debe saber cómo capacitar a sus colaboradores, ya que en ocasiones hay que entrenar al personal para que realmente puedan hacer buen uso de su tiempo, otras veces habrá que quitarse del medio para no estorbarlos.
Hay que considerar que cada actividad y proyecto que se les asigne lleva tiempo y debe poder realizarse junto con las tareas diarias. Estas y otras cuestiones terminan creando problemas comerciales, pues a los altos mandos de las organizaciones casi nunca les parece importante poner en su lista de pendientes capacitar a sus empleados en la administración de tiempo. Esto debe comenzar a cambiar.
Acciones que puedes tomar para que tus trabajadores tengan una mejor gestión de tiempo
Por fortuna siempre habrá acciones que se puedan realizar para ir orientando a los trabajadores a que tengan un mejor manejo de su tiempo.
- Establece expectativas y plazos claros. En muchas ocasiones el trabajador tiene problemas con su gestión de tiempo, pero esto no siempre es por cuestiones personales, sino porque el liderazgo no se está haciendo de la mejor manera. Por ejemplo, los empleados no saben qué trabajo deben priorizar. También presentan problemas para decir no, aunque su carga de trabajo está saturada.
Suelen sentirse abrumados por excesos de tareas y proyectos asignados, otro factor que se ve es el aplazamiento de tareas, ya que el tiempo de entrega no está claro. Esto quiere decir que si rastreas el origen de estos problemas te darás cuenta que viene por mala comunicación, ya que no conocen cómo administrar su tiempo, incluso no saben a qué actividades pueden decir que no.
Para mejorar esto, lo idea es que revises las señales en donde los trabajadores se están atorando, como: plazos de entrega que no se entiende, así como aquellas tareas que no saben si entregar o no. Como gerente realiza un análisis de cómo trabajan. También ver si el empleado está siempre en reuniones o en llamadas, ¿realmente esto es útil y necesario? El objetivo es determinar si necesitan de tu ayuda, si tienen dudas con las fechas de entrega y con lo que se debe entregar. Tendrás que ser más claro, y en general, ver que es lo que se debe cambiar en el proceso.
- Ayuda a los empleados a descubrir cómo están invirtiendo su tiempo. Si le preguntas a tus trabajadores es seguro que todos respondan que disponen de 7 a 8 horas para realizar su trabajo del día. Sin embargo, se ha comprobado que gran parte del tiempo se destina a actividades como, revisar y con correos electrónicos, reuniones, mensajes, entre otras. Para que tus colaboradores sepan exactamente a donde se va la gran parte de su tiempo, debes poder enséñales qué es lo que hacen con las horas y a qué actividades realmente están orientando su esfuerzo. Para lograr una mejor gestión de tiempo puede hacerse una auditoría de tiempo.
Esta actividad tiene el objetivo que los trabajadores escriban sobre cómo creen que gastan su tiempo, para después realizar un seguimiento de sus actividades. Al final, por lo general la diferencia que existe entre lo que se cree y lo que se hace es increíble. Cuando tengas la recopilación de tus trabajadores conversa con ellos para poder descubrir que es lo que les está impidiendo aprovechar las horas. Quizá lo que necesiten es delegar. En fin, que lo primero es ver cómo se manejan y a partir de ahí realizar las modificaciones.
- Enseña a planificar mejor el tiempo. Es común ver como las tareas que pensábamos nos llevarían un determinado tiempo al final necesitan de más horas. Por más que planifiquemos siempre terminaremos poniendo más de nuestro tiempo. Ahora, imagínate que los empleados además de esto tienen la presión y el estrés de no fallar en sus actividades. Es verdad que al realizar la auditoría de tiempo podrán aprovechar mejor las horas en la oficina. Sin embargo, ayuda a tus empleados en las planeaciones, en este sentido lo que puedes hacer es dividir los proyectos grandes en entregas pequeñas, así quitarás estrés.
Considera que el trabajador necesita de otros departamentos para poder realizar su trabajo, o quizá, de horas para hacer investigación, considera esto al poner fechas límites de entrega. Debes ser realista sobre el tiempo que toma la realización de una tarea. En otras palabras, involucrarte también en la planeación de tiempo.
- ¿Los sistemas que has implementado están ayudando a la productividad? No todo es culpa de los trabajadores. Por ejemplo, cuestiónate si la reunión de todos los jueves por la mañana está perjudicando a la productividad. Seguro que se tiene buenas intenciones con estas juntas, pero habrá que ver si realmente cumplen con su función. Cuando se realizan demasiadas reuniones interrumpen el flujo de trabajo, hay que tener cuidado que este tipo de actividades no sean solo un lugar en donde los trabajadores pierden el tiempo. Las juntas deben tener una agenda, un propósito y un objetivo, deben cumplirse, de lo contrario habrá problemas con la eficiencia de las mismas y los trabajadores.
- Desarrolla estrategias que protejan el tiempo. El manejo del tiempo que tiene un gerente no es el mismo que el de un trabajador. Sobre todo cuando se trata de un empleado que tiene tareas precisas, como pueden ser un diseñador, un programador, entre otros. Sufrir interrupciones pueden dañar todo el desempeño de su día. Un alto mando de una organización esta acostumbrado cambiar actividades diariamente, porque surgen situaciones que solucionar en el momento, un trabajador de escritorio no. Con esto quiero decir que si se presenta problemas serios de gestión de tiempo dentro de sus empleados, es probable que estén manejando sus horas como si fueran un gerente.
En general, esto puede ser problema de comunicación, sin embargo, debe de haber un equilibro entre una buena comunicación y estorbar y obstaculizar las actividades de los colaboradores. También debes respetar el horario que cada uno de los empelados ocupa para realizar sus actividades, ya que no será lo mismo que las que haga un gerente y por lo tanto requerirá de una planificación distinta.
Como ves, la gestión de tiempo no es solo un problema individual y como gerente o encargado de puesto de alto mando, tienes la oportunidad de ir guiando a los empleados a que poco a poco vayan transformándose en trabajadores más productivos, seguros y confiados. Que puedan hacer un buen manejo de su tiempo.
Para poder lograrlo necesitarás invertir horas y también implementar herramientas para que las tareas sean más sencillas. En este caso, existe software Is Time, sistema de gestión de tiempo y asistencia. Con el tienes todo lo necesario para que tú y tus empleados sepan cómo manejar el tiempo de la mejor forma. Al mismo tiempo tendrás más control en las tareas y en conocer en qué forma están gastando su día.
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