Actualmente se tiene la costumbre de emplear sistemas para controlar la asistencia del personal de las empresas, de este modo podemos saber si el empleado acudió a su lugar de trabajo en el tiempo y forma establecidos, ayudándonos para realizar descuentos por faltas o retardos y a su vez el calculo del pago de premios de puntualidad.
¿Es realmente es la única bondad que nos pueden ofrecer para la empresa y en particular en la seguridad física? En lo personal nos parece que no, pero definitivamente debemos migrar de métodos ya obsoletos a los nuevos digitales para poder hacer uso de la información que estas herramientas nos pueden ofrecer y apoyar en nuestras funciones.
Primero no gustaría ofrecer información sobre las alternativas que estos métodos de registro de asistencia ofrecen en la actualidad, de tal modo que podamos comprender el motivo por el que debemos avanzar hacia alternativas más modernas que nos ofrecen información de mayor calidad con velocidad superior y entonces sí poder convertirlos en un aliado para la seguridad física de las empresas.
Tipos de soluciones
Encontramos sistemas de registro desde tarjetas en las que se imprime la fecha y hora de entradas y salidas de manera manual, permitiendo que otro empleado pueda realizar el registro por alguno que le haya comentado que llegará tarde, pasando por tarjetas electrónicas hasta sistemas biométricos en los que se debe poner un dedo, la mano completa o la cara para reconocimiento del empleado; estos últimos dificultan el que dicho registro sea efectuado por un tercero haciendo más seguro su registro.
Considero que un sistema biométrico en combinación con una tarjeta o el número de empleado es lo más seguro para poder registrar asistencia y puntualidad, el tipo de lector de asistencia dependerá del nivel de seguridad que deseamos considerar, además del presupuesto que la empresa está dispuesta a invertir en dicho método de registro.
Al elegir el equipo debemos tener en consideración que incluya un programa o aplicación que nos permita obtener los datos del dispositivo.
Un reloj del que no tenemos información y del cual podamos procesar únicamente registros de entradas y salidas del personal por día de manera ordenada, no ayudará en nada, para efectos de seguridad sugiero se cuente con un reporte del personal en las instalaciones que pueda obtenerse de manera muy simple y en tiempo real aunque se puede optar por una recuperación del reloj y proceso del reporte, si la misma no es demasiado onerosa en tiempo.
Las soluciones de control de acceso y asistencia puede ofrecerle a las empresas mayores beneficios de operación y pagos.
Utilidad de los reportes
Sobre esta última recomendación quisiera explicar un poco más para que podamos alcanzar a visualizar la utilidad de dicho reporte, éste nos permitirá obtener una lista de las personas que hayan ingresado al inmueble y que todavía no han registrado su salida del mismo, de modo que podemos contar con un inventario de las personas que se encuentran al interior del local en cualquier momento para verificar en caso de algún evento en que se pueda requerir una evacuación y verificar que todos se encuentren fuera de peligro y en el lugar definido como punto de reunión.
Imaginemos una situación en la que debamos hacer salir a todo el personal de las instalaciones de la empresa para ubicarse en el punto de reunión —terremoto, incendio, amenaza de bomba, etcétera— una forma muy simple y rápida de saber si todo el personal se encuentra fuera de peligro, es obtener un reporte de la gente que registró su entrada sin registrar una salida y “pasar lista” con dicho reporte en el punto de reunión.
De esta forma nos aseguramos que todas las personas están a salvo y se puede identificar pronto sin mucho esfuerzo que todos han salido del inmueble, de otra forma se tendría que hacer una revisión del local a manera de recorrido arriesgando a la brigada de evacuación. Esta es la principal utilidad de dicho reporte, además de ser una manera de poder obtener una ventaja para la empresa, al no arriesgar de más a su personal y tener una mejor imagen con sus propios empleados.
Sistemas automatizados de registro
Otra utilidad que nos brinda un servicio automatizado de registro de asistencia y puntualidad es realizar investigaciones de eventos, podemos obtener información detallada de los ingresos y salidas del personal a la instalación. De esa manera se puede localizar a una persona en particular de quien se tenga sospecha en cuanto a su ubicación o no dentro del local en el que ocurrieron los hechos. Esto nos permite considerarla como sospechosa o descartarla en caso de no haber acudido a laborar o haber tenido un ingreso posterior al evento.
Si combinamos el control de asistencia y puntualidad con el de acceso a las instalaciones con barreras o puertas con apertura, entonces tendremos una seguridad todavía mayor ya que el personal tendrá que presentar dos elementos de validación para poder entrar.
Por tanto, al solicitar estos dos tipos de validación se garantiza la autenticación de quién está accediendo al inmueble y por consiguiente se está cumpliendo con la utilidad del sistema para propósitos de seguridad física dentro de las instalaciones de la compañía.
Al mismo tiempo, con este tipo de medidas se estará apoyando al departamento de Recursos Humanos y Nóminas, al facilitar la elaboración del registro de asistencia y puntualidad pudiendo llegar inclusive al cálculo de manera automática (dependiendo de la solución adquirida) de la parte de la nómina referente a la asistencia y puntualidad.
De esta forma, combinando las necesidades de ambos departamentos podemos obtener un mejor caso de negocio para presentar la solución a los directivos de la empresa, facilitando así su implementación y logrando más y mejor información para ambos departamentos.
Fuente: Seguridad en America.
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