Para crear planeación y herramientas más útiles, es necesario ver a la administración de tiempo como la destreza de emplear las horas de trabajo efectivamente y, al mismo tiempo, como el implementar procedimientos que incentiven la eficacia.
Como primer paso es necesario realizar un análisis profundo de la manera en que se invierte el tiempo. Esta actividad resulta muy reveladora y trae buenos resultados.
Prácticas que puedes implementar para mejorar tu gestión de tiempo en el trabajo.
La gestión de tiempo en el trabajo contribuye a un aumento en la productividad, también en el desarrollo del perfil y reputación del trabajador y, por lo tanto, el poder aplicar a más oportunidades laborales interesantes e ir consiguiendo metas, tanto para la carrera del empleado como para la empresa.
Por otro lado, ten en cuenta que la administración de tiempo no es lo mismo que alargar tu jornada de trabajo; considera también que estar ocupado no es igual a ser productivo, ya que al final del día quizá te encuentres con la frustrante realidad de no haber avanzado tanto.
Entonces, el objetivo es saber usar el tiempo de forma inteligente.
¿Qué haces con el tiempo?
Cómo vas a realizar una planeación de tus horas de trabajo si no tienes idea de lo que haces en ella. Esta es la importancia de conocer en qué inviertes el tiempo, y para lograr saber qué haces con las horas de trabajo puedes usar Excel o alguna plantilla y desglosar tus actividades, o también alguna app para que monitoreo tus tareas y cada hora dentro de la empresa.
Cuando tengas pleno conocimiento de lo qué haces, podrás comenzar a crear procesos y decidir que herramientas te benefician más para dejar de invertir tiempo en esas actividades que bien podrías dejar pasar.
Es importante ubicar qué actividades son las que te están quitando tiempo, estas pueden ser tan variadas, como: redes sociales, celular, contestar correos electrónicos que no son importante ni urgentes, no contar con una planeación, la idea de ser perfecto, entre otros.
Pon limites
Si sabes que necesitas estar concentrado para terminar esa tarea importante, lo mejor es hacer saber al resto de tu equipo que a cierta hora no deberán molestarte, y que pasado ese horario ya estarás en disposición de recibir mensajes o consultas.
La gestión de tiempo en el trabajo supone aprovechar tu tiempo y, si te encuentras con interrupciones constantes no podrás avanzar. Asegúrate de notificarlo de manera clara, por ejemplo, establecer bien el horario en que no se te puede molestar, salvo si existe una emergencia y notificarles lo que para ti es una emergencia.
Aparta tiempo para distraerte
No caeremos en la utopía de pensar que es posible trabajar tres horas seguidas sin parar, eso no es posible, no solo por las distracciones, también por el agotamiento físico y mental.
Y como se desea ser productivo, es preciso un descanso, desconectar por un momento para cargar pilas.
¿Qué hacer entonces?, programar en tu calendario un tiempo de descanso, debe haber un espacio para cada día. Puedes usar el tiempo para checar tus redes sociales o mensajes personales, pero también para estirarte un poco, quizá una pequeña rutina de ejercicio adecuada para realizarla en áreas de trabajo.
O quizá desees salir y respirar un poco; en fin, aquí puedes optar por la distracción o el descanso que más te guste.
Usa la tecnología
Dentro de la gestión de tiempo en el trabajo se puede implementar la tecnología, hoy en día existen aplicaciones o softwares que te ayudan a utilizar el tiempo de manera inteligente.
Según sea tu necesidad podrás encontrar alguna aplicación, por ejemplo, para conocer en qué inviertes tu tiempo, evitar distracciones, tener un calendario en orden, o hacer listas de actividades, para cada una de estas tareas existen sistemas que te puede ayudar.
Entre ellos esta IsTime, un programa que te auxilia en las actividades de tu departamento de recursos humanos y en general de toda la empresa.
Porque los boletines pueden ser interesante.
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Sé ordenado
Esto no solo incluye tener en orden tu calendario o lista de actividades, también abarca tu espacio de trabajo, tus archivos, así estén dentro de tu computadora. Tener orden en tu lugar de trabajo además de generarte un buen ambiente te facilitará la realización de tus tareas.
No intentes ser perfecto
Nadie es perfecto, así que, si quieres que todo te salga impecable deja de intentarlo ahora mismo; ya que esto significa que estarás en una actividad horas y horas, ya que consideraras que no es lo suficientemente bueno, cuando en realidad ya la terminaste y está bien.
Ser perfeccionara definitivamente es no hacer una correcta gestión de tiempo en el trabajo.
Finalmente, ubica el horario en que eres mas eficiente y productivo, quizá eres de las personas que tienes toda la energía y concentración por las mañanas, entonces programa las tares más importantes en ese tiempo y deja las que no son tan prioritarias para cuando tu rendimiento disminuya un poco.
Considera además el tomar un tiempo para hacer la planeación, en lo importante que es delegar, en priorizar actividades y en no realizar multitareas que te roben tiempo.
Como empresa toma en cuenta que la gestión de tiempo en el trabajo es mantener organizados a tus empleados, que sean eficientes, que disminuya el cansancio crónico y el tedio, así como el ausentismo.
Y para lograrlo, los encargados de recursos humanos no están solos, está IsTime.
Piensa, que te parecería incorporar una solución completa que permite atender a las necesidades de tiempo y asistencia de tu empresa, con este software de control de asistencia del personal podrás acceder a la información de seguimiento del tiempo de tus colaboradores y aprobar rápidamente las solicitudes de tiempo libre.
Con IsTime podrás: gestionar todas las actividades de asistencia en la nube, llevar un seguimiento a tiempo, contar con información en tiempo real incorporada en el paquete de recursos humanos y tener acceso a todos los datos de cualquier lugar.
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