Es habitual que, en las instalaciones de la empresa, bien sean oficinas, almacenes o zonas de ventas, se reciban visitas de personas ajenas al negocio. Proveedores, colaboradores, instaladores o personal técnico, empresas externas de servicios o auditores, acuden a la empresa a realizar funciones importantes para el negocio. Gestionar el acceso de todas estas personas externas, a las distintas zonas de la empresa, es importante por razones de seguridad y para facilitar la labor que realizan (evitando largas esperas y pérdidas de tiempo).
Con un sistema de control de acceso para visitantes se puede gestionar la entrada y salida de cualquier persona ajena a la empresa de forma óptima, otorgando permisos de acceso de forma personalizada, con horarios de entrada y salida predeterminados. Gracias a sistemas de control de acceso como el de IsVisitor, la gestión de accesos externos será más ágil y segura, pudiendo consultar en todo momento la información sobre las entradas y salidas de personas que no forman parte de la plantilla de trabajadores.
A continuación, veremos qué es el control de accesos de visitantes de una organización, por qué es necesario implementar este sistema y cuáles son las ventajas que aporta y las formas de controlarlo.
¿En qué consiste un sistema de control de visitas?
Un sistema de control de visitantes nos sirve para conocer y controlar las entradas y salidas de todas las personas externas al negocio. Gracias a este control la empresa incrementa su nivel de seguridad al gestionar a las personas ajenas al negocio y permitiendo que las funciones o tareas que vienen a realizar estas personas sean más optimas, puedan hacerlas de forma más rápida y eficiente.
En un control de acceso para visitantes se registran datos importantes como son el nombre de la persona, la empresa para la que trabaja o representa, la hora de entrada y salida, el motivo de la visita, las tareas que va a realizar si es el caso y la persona a la que va a visitar o es su contacto dentro del negocio.
Los sistemas de control de acceso sirven tanto para gestionar y controlar visitas programadas con antelación, como para permitir un acceso controlado de las visitas inesperadas que reciba la empresa.
Importancia de controlar el acceso de visitantes a una empresa
Implementar un sistema para controlar el acceso a las distintas zonas de una empresa a los visitantes tiene gran importancia, sobre todo en relación con la seguridad de la empresa. Con un sistema moderno de control de acceso se puede restringir la entrada de visitantes a ciertas zonas a las cuales no es necesario que acceda por el motivo de su visita. Por ejemplo, si se recibe la visita de un técnico externo para reparar el aire acondicionado del almacén, solo se le permitirá el acceso controlado a la zona de almacén, no teniendo acceso a las oficinas.
Otro punto importante de disponer de un control de los accesos de las visitas es el de facilitar el objetivo de su presencia en la empresa. Con este tipo de sistemas se acelera el proceso de entrada y salida, evitando largas esperas y pérdidas de tiempo. Además, el visitante recibe una atención personalizada que le facilita realizar la tarea a realizar o cumplir el objetivo de su visita.
Un sistema de control para los visitantes permite a la empresa disponer de un registro de todos los accesos externos a sus instalaciones, pudiendo consultar en todo momento quién entró, dónde entró y a qué hora lo hizo.
¿Qué beneficios tiene el registro y control de visitantes en una empresa?
Al instalar un sistema de registro y control de visitantes en una empresa se obtienen una serie de ventajas para el negocio, entre las que podemos destacar:
Mejorar la seguridad de la empresa
En una empresa no solo acceden sus trabajadores, sino que otras personas entran en sus instalaciones, bien sea por realizar una visita comercial, para realizar una instalación o tareas de mantenimiento o para realizar una colaboración puntual. Llevar un registro y control del acceso a las instalaciones de la empresa es esencial para mejorar el nivel de seguridad del negocio.
Se podrá dar un acceso personalizado y flexible a las visitas para que puedan acceder a zonas concretas, limitando el horario en el que pueden acceder y las zonas a las que pueden entrar. Así se evitan muchos problemas derivados de tener a personas ajenas al negocio con libre acceso a cualquier parte de la empresa.
Por ejemplo, un sistema de registro de visitas puede permitir la entrada a las oficinas de un comercial que viene a realizar una propuesta de negocio, pero le impide el acceso a la zona de carga del almacén, donde además de no ser esa zona importante para el objetivo de su visita, está expuesto a riesgos derivados de las operaciones que se realizan en el almacén.
- Agilizar el negocio
Con una programación de las visitas se otorga un mayor nivel de agilidad al funcionamiento de la empresa. Los visitantes podrán acceder a las zonas de la empresa a las que tienen autorización de forma rápida y segura, facilitando en todo momento su acceso y evitando molestas esperas.
Este tipo de sistemas automatizan muchas tareas relacionadas con la gestión de accesos, liberando al personal de la propia empresa de las mismas (por ejemplo, el de llevar un control de acceso de visitantes en Excel).
- Comprobación en tiempo real
Gracias a un software de control de visitas se puede comprobar en tiempo real qué personas ajenas a la empresa se encuentran en sus instalaciones. Es una herramienta muy útil para el equipo de seguridad que le otorga un mayor control y conocimiento de lo que está sucediendo en la empresa.
Formas de realizar el control de acceso para visitantes
Para implementar un buen sistema de control de visitantes en una empresa es necesario tener en cuenta ciertos factores de vital importancia.
- Definir zonas de acceso de los visitantes
Un paso fundamental para gestionar las visitas en una empresa es definir las distintas zonas a las que pueden acceder los visitantes. Por ejemplo, en zonas donde se realicen procesos peligrosos se debe limitar el acceso solo a personal técnico externo, impidiendo el paso a cualquier otra persona ajena a la empresa.
Otro ejemplo es limitar el acceso a las zonas de caja donde se maneja dinero en efectivo. En esta zona no debe entrar personal externo a la empresa, excepto en casos muy puntuales (como para una instalación o reparación).
- Seleccionar un sistema de control de accesos adecuado
La clave para instalar el mejor sistema de control de vistas es la elección de la tecnología a utilizar. IsVisitor proporciona un sistema de gestión de accesos que es ideal para gestionar la entrada y salida de personas externas a la empresa.
Este sistema automatiza la entrada a las distintas zonas de la empresa, dando permiso de apertura de forma personalizada y sencilla a las visitas, al llegar la persona a la empresa con una visita solo tendrá que realizar un registro en ese momento en recepción.
El sistema IsVisitor facilita la gestión de las visitas a la empresa, permitiendo dar acceso preciso en día y hora. Desde las opciones de configuración y gestión de este sistema se puede consultar toda la información sobre las visitas realizadas a la empresa en cualquier momento y desde cualquier lugar.
Los accesos se pueden otorgar de forma flexible, indicando en qué puntos tiene acceso y a cuáles no. Por ejemplo, un visitante puede tener acceso activado para acceder al parking de la empresa, abriendo desde su teléfono móvil la barrera automática de acceso, sin necesidad de que personal de seguridad la abra para permitirle el paso.
- Establecer una política para las visitas
Con unas normas y formas de actuación ante las visitas que recibe una empresa, el funcionamiento y gestión de los accesos es mucho más eficiente y sencillo. En las políticas para las visitas se pueden establecer reglas para gestionar y controlar los accesos de personas externas como, por ejemplo, aceptar visitas comerciales solo en un determinado horario o establecer unas normas de vestimenta para las visitas.
Para llevar un control de acceso para las visitas de una empresa es necesario implementar un sistema moderno que utilice tecnología que facilite todos los procesos relacionados, como un sistema de apertura rápido y eficiente, una gestión personalizada de accesos por personas, zonas y horarios, y un sistema de registros con acceso a la información en tiempo real.
IsVisitor dispone de la solución ideal para gestionar las visitas de un negocio.
